Une conférence est toujours un événement important. Beaucoup de facteurs influent la manière d’aborder l’organisation d’une conférence: le nombre et la provenance des participants, la localisation de la conférence, sa durée, ses objectifs ou encore ses intervenants. On n’organise pas de la même façon un colloque de scientifiques, un lancement de produit, une conférence de presse ou une assemblée générale.
Organiser une conférence à Paris est très avantageux. La capitale est très bien desservie au niveau local, national comme international. Les autoroutes qui convergent vers Paris depuis n’importe quelle ville de France facilitent l’accès à vos convives qui ne sont pas de la capitale. Les gares assurent un transfert rapide depuis le centre ville des métropoles de province au centre de Paris via les gares Montparnasse, de Lyon, de l’Est ou du Nord. Les aéroports comme Roissy Charles de Gaulle ou Orly desservent des centaines de destinations, en France, en Europe comme dans le reste du monde. Le tout est parfaitement connecté aux transports en commun Parisiens comme les bus, les métros ou les tramways. En organisant votre conférence dans un hub comme Paris, vous faites en sorte que cette dernière sera accessible facilement à tous vos invités.
Paris est aussi une ville de charme, avec un style de vie qu’on ne retrouve nulle part ailleurs. Ce cadre contraste avec sa position forte et centrale de l’Europe pour les affaires, la politique Européenne ou encore pour la recherche. De nombreuses salles sont disponibles pour satisfaire les besoins des professionnels pour les plus grands évènements comme les plus intimes. Tout est possible : un colloque entre scientifiques de renom dans une salle de 300 personnes, un lancement de produit au Palais des Congrès ou bien encore une conférence d’entreprise dans un hôtel avec vos collaborateurs.
Organiser une conférence ne s’improvise pas
Choisir une salle adaptée et proche du reste de vos activités, organiser et coordonner les prestataires ou gérer le planning pour que tout soit prêt le jour J en respectant les budgets demande rigueur et expérience. L’organisation d’un événement peut s’avérer très chronophage et stressante lorsque ce n’est pas votre coeur de métier. En utilisant les services de Coralys, vous pouvez vous concentrer sur ce qui importe le plus : le contenu de votre conférence. Nous nous occupons de toute la gestion opérationnelle de l’évènement.
Choisir la salle dans une ville comme Paris est déjà un défi en soit tant l’offre est variée. Des salles de conférences de 50 personnes au sein d’un hôtel idéales pour un séminaire, aux salles de 2000 personnes pour les présentations les plus importantes en passant par des salles plus historiques dans des bâtiments de prestige, il y en a pour tous les goûts et tous les budgets. Nous trouverons celle qui correspond le plus à vos attentes. Que le plus important soit pour vous sa localisation proche des lieux d’intérêts comme la cité des sciences ou le centre Georges Pompidou, son accès en transports en commun proche d’une station de métro avec de multiples lignes comme Châtelet, son parking souterrain, son décor typique Haussmannien ou moderne, ses équipements, sa scène, sa sonorisation… chaque caractéristique sera étudiée dans les moindres détails.
Nous organisons la salle de conférence à votre convenance : sa signalétique multilingue, la décoration aux couleurs de votre entreprise ou encore l’éclairage de la scène. Nous pouvons mettre à votre disposition une équipe d’hôtesses pour accueillir vos participants, enregistrer leurs badges dans notre logiciel de réservation ou bien assembler une équipe de sécurité pour que tout se passe pour le mieux. Nos équipes s’occupent de tout coordonner pour que l’évènement se passe sans accroc.
Notre métier nous pousse à être en contact permanent avec des centaines d’hôteliers, de restaurateurs et de traiteurs de la capitale. Si votre conférence s’étend sur plusieurs jours, nous pouvons loger vos invités dans nos hôtels partenaires, leur organiser des repas en commun dans des bateaux mouches privatisés sur la Seine voire même vous trouver une salle de conférence intégrée dans un hôtel pour un séjour où tout est sur place. De même, nous pouvons organiser leur transport depuis les gares de Montparnasse ou du Nord, l’aéroport, les quartiers d’affaires de la Défense ou leur hôtel s’il est séparé du lieu de la conférence. Nous collaborons avec de nombreux prestataires qui simplifient la vie de vos invités pour un événement dans Paris à la fluidité inégalée.
Pour ceux qui voudraient profiter de la conférence pour visiter Paris, nous organisons des visites groupées des principaux monuments comme la tour Eiffel, l’Arc de Triomphe ou le Sacré Coeur. Nous pouvons également organiser des afterworks ou des soirées dans des cabarets comme le Moulin Rouge pour que vos invités puissent se retrouver dans un cadre plus détendu. Si votre conférence s’inscrit dans le cadre d’un séminaire, nous pouvons l’intégrer à des animations diverses en organisant les transports entre les activités.
Contactez nous pour que nous explorions ensemble les possibilités qui s’offrent à vous.